Hinweise zur Buchung von Gruppenreisen

Die Entscheidung ist gefallen, die Gruppenreise soll nun gebucht werden. Nachdem alle Gruppenmitglieder unter einen Hut gebracht wurden und die Angebote auf dem Tisch liegen, ist es also zu einem Ergebnis gekommen.

Selbst geplant - selbst buchen

Sofern man selbst alle Leistungen und Angebote zusammengestellt hat, geht es nun ans Eingemachte. Alle einzelnen Anbieter müssen kontaktiert und die entsprechenden Leistungen fest gebucht werden. Dies können bei mehrtätigen Gruppenreisen schon einige Leistungsträger sein, z. B. Hotel, Bus, Museum, Führungen, Kegelbahn, Restaurant, Eintrittskarten, usw. Es empfiehlt sich eine Liste mit den jeweiligen Einritungen anzulegen, um den Überblick zu behalten. Dies ist besonders wertvoll, wenn es um die Bezahlung geht. Einige werden die Bezahlung vorab verlangen, andere Leistungsträger ggf. bar oder auf Rechnung.

Lassen Sie sich als Organisator der Reise das Geld der Gruppenmitglieder möglichst rechtzeitig geben oder auf ein entsprechendes Konto überweisen. In einigen Fällen kann es sogar sinnvoll sein, ein separates Konto für die Reise einzurichten. Das erleichtert die Dokumentation und Kontrolle der Geldein- und ausgänge.

Wenn alle Leistungen fest gebucht wurden, dann lassen Sie sich am besten die Buchung bestätigen und ggf. von Busfahrern und anderen Kontaktpersonen die Telefon- bzw. Handynummern geben. Diese sollten zusammen mit den Bestätigungen zu Ihren Reiseunterlagen genommen werden und mit auf die Reise gehen. Oftmals hilft es auf der Reise die Telefonnummern parat zu haben. Sofern irgend etwas den Ablauf beeinflusst, kann man kurzfristig reagieren.

Sollte bei der Buchung der einzelnen Leistungen etwas nicht mehr möglich sein, z. B. das Hotel inzwischen ausgebucht sein, müssen schnellstens Alternativen gefunden werden. Einen "Plan B" sollten Sie stets im Hinterkopf haben. Besonders große Gruppen und lange Reisen ziehen Probleme dieser oder ähnlicher Art manchmal an. Gute Organisatoren bleiben in solchen Fällen ruhig und können kurzfristig umdisponieren ohne dass Kosten aus dem Ruder laufen.

Buchen beim Gruppenreiseveranstalter

Für den Fall, dass man sich dazu entschlossen hat einen Gruppenreiseveranstalter für die Durchführung der Reise zu beauftragen, sollte dieser möglichst kurzfristig kontaktiert werden. In manchen Fällen hat der Gruppenreiseveranstalter für die Gruppe einige Optionen (z. B. für Hotels) gesetzt, diese müssen nun bestätigt oder abgesagt werden.

Gruppenreise anmelden

Professionelle Gruppenreiseveranstalter werden Ihnen, als Ansprechpartner und Verantwortlichen der Gruppe, einige Unterlagen bzw. einen Vertrag / Auftrag zukommen lassen. Dieser sollte gut geprüft und wenn alles wie gewünscht aufgelistet ist, unterschrieben an den Gruppenreiseveranstalter geschickt werden. Für die Buchung (Reiseanmeldung) ist zwar eine schriftliche Reiseanmeldung nicht unbedingt nötig, aber wie bei allen Verträgen schadet es nicht, die Abmachungen schwarz auf weiß zu haben. Wenn einmal etwas schief geht oder Leistungen nicht so sind wie man es sich als Organisator wünscht, dann ist ein schriftlicher Nachweis häufig der beste Weg. Dies gilt natürlich für beide Seiten, also auch den Reiseveranstalter.

Buchungsbestätigung und Anzahlung

Bei Reisen ist es in der Regel so, dass der Reiseveranstalter die Reiseanmeldung erst bestätigen muss bevor eine für beide Seiten verbindliche Buchung zustande gekommen ist. Daher sollte man auf eine Buchungsbestätigung entsprechenden Wert legen. Mit der Buchungsbestätigung wird in vielen Fällen zunächst eine Anzahlung für die Reise fällig. Bei den meisten Gruppenreiseveranstaltern beträgt die Anzahlung ca. 10% des Reisepreises. Die Restzahlung wird dann 10-14 Tage vor Reisebeginn fällig. Sonderregelungen der Bezahlung sollten schriftlich festgehalten sein. Mit der Buchungsbestätigung sollten Sie einen Sicherungsschein zur Absicherung der Kundengelder erhalten, fragen Sie ggf. nach bevor eine Anzahlung oder Gesamtzahlung geleistet wird.