Individuelle Gruppenangebote

Nachdem alle benötigten Informationen zur Reiseplanung vorliegen und die Pflichten zur Durchführung bekannt sind, kann es nun an die Angebotszusammenstellung gehen. Auch hier gibt es einiges zu beachten bzw. einiges zu entscheiden. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Gruppenreise zusammen zu stellen.

Möglichkeit 1: Selbst kombinieren und organisieren

Wenn man sich dafür entscheidet, eine Gruppenreise in vollem Umfang selbst zu organisieren, dann sollte man wissen, worauf man sich einlässt. Die Eigen-Organisation einer Gruppenreise beinhaltet viele Aspekte, um die man sich als Organisator nicht nur kümmern muss - man hat den gesamten Ablauf zu verantworten.

Zunächst sollte ein grober Plan für den Ablauf aufgestellt werden. Das beginnt mit der Anreise. Wohin geht es und wie kommt man dort hin? Wann muss man losfahren, um rechtzeitig vor Ort zu sein. Wie sieht es mit dem Anschlussprogramm aus? Kommt man zu spät am Reiseziel an, kann das unerwartete Komplikationen geben. Oft genug wurden Reisen zur Katastrophe, weil das Musical nicht auf eine Gruppe warten kann und dadurch wertvolle Eintrittskarten unbrauchbar werden. Um solche Unannehmichkeiten zu vermeiden, sollte man in solchen Fällen großzügig planen und lieber ein wenig Leerlauf in Kauf nehmen.

Wichtig ist also das gesamte Reiseprogramm im Überblick zu haben. Besonderer Augenmerk sollte auf Pausen im Reiseablauf liegen. In der Regel möchten und brauchen Reiseteilnehmer an einigen Stellen im Programm freie Zeit, sei es, um sich auszuruhen oder einfach mal außerplanmäßig einen Kaffee zu trinken. Ebenfalls wichtig sind Transfers von einem Programmpunkt zum nächsten. Selbst innerhalb eines Zielortes selbst können die Wege oftmals nicht ausschließlich zu Fuß zurück gelegt werden. Sofern man also mit einer Gruppe von vielleicht 25 Personen unterwegs ist und auf ein Taxi zurückgreifen muss, kann es schnell zu unerwarteten Mehrkosten kommen.

Gruppenreise mit dem Bus

Sofern die Gruppe keine Fern- oder Flugreise macht, ist der Bus sicherlich am flexibelsten einzusetzen. Der Reisebus eignet sich ideal für die Anreise und auch für Transfers vor Ort. Schon bei der Anreise kann der Bus selbst disponiert werden. Dies kann gleich zu Beginn der Reise für Entspannung sorgen. Kommt ein Gruppenmitglied zu spät, kann der Bus warten - die Bahn zum Vergleich kann dies nicht. Die Zustiegsorte können ebenfalls koordiniert werden. Gruppenteilnehmer, die sich aus mehreren Orten zusammenfinden, brauchen im idealen Fall nicht mal zum Abfahrtsort zu fahren oder sich ggf. bringen lassen, der Bus kann direkt in den einzelnen Orten anhalten und die Teilnehmer "aufsammeln". Am Reiseziel selbst bringt der Bus ebenfalls Vorteile. Direkt am Hotel oder der Pension werden die Koffer ausgeladen, Transfers werden immer trockenen Fußes mit dem Bus erledigt und auch während der An- und Abreisen ist die Gruppe stets unter sich. All dies sind Aspekte, die der gesamten Gruppenreise ein gut organisiertes Gesicht verleihen.

Für die Anmietung von Bussen empfehlen wir unseren Kooperationspartner Reisebus24.de. Ein bundesweites Netzwerk von über 2.500 Busunternehmen steht zur kostenlosen und unverbindlichen Anfrage für Busanmietungen inkl. Busfahrer zur Verfügung. Der Organisator der Gruppenreise erhält mit einer Anfrage mehrere Angebote von Busunternehmen der Region und kann Preise vergleichen und sich direkt mit dem Busunternehmen in Verbindung setzen. Ein Service, der sich lohnt und der Gruppe zusätzlichen Komfort bietet. Ein kleiner Tipp von der Redaktion - der günstigste Bus muss nicht automatisch die beste Wahl sein. Neue Busse oder eine bessere Busausstattung kosten vielleicht ein paar Euro mehr, machen die Reise aber angenehmer und professioneller. Die neuen gesetzlichen Regelungen zu den Lenk- und Ruhezeiten machen Pausen zu bestimmten Zeiten oder manchmal sogar einen zweiten Busfahrer nötig - alles dies kalkulieren gewissenhafte Busunternehmer mit in den Preis ein. Teilt man die "Mehrkosten" auf die Teilnehmer auf, ist der Unterschied meist nur gering. Gleiches gilt natürlich auch für die Unterkunft. Gruppenreisen lassen sich teilweise recht günstig planen, doch der Preis sagt in der Regel nicht viel über die Qualität aus. Eine gesunde Mischung aus Preis und Leistung ist das Ziel der Organisation.

Wie man sich bettet ...

Die Auswahl der richtigen Unterkunft kann einfach sein, muss aber nicht. Mit dieser Beschreibung kann man die Situation am besten beschreiben. Oftmals schaut man sich vielleicht ein oder zwei Gästehäuser an und alles passt. Die Lage, die Zimmer und der Preis. Dann geht es meist recht schnell und die Planung und Organisaton hat ein Problem weniger.

Anders sieht es aus, wenn das Angebot zwar groß aber unpassend erscheint, oder die gewünschten Häuser bereits ausgebucht oder einfach nur zu teuer sind. Dann wird die Suche nach der richtigen Unterkunft zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dann werden oftmals viele Telefonate geführt und Rechenbeispiele unternommen. Spätestens dann ist es an der Zeit, eine gesamte Kostenliste aufzustellen um einzelne Kostenfaktoren im Blick zu behalten.

Möglichkeit 2: Wünsche äußern und organisieren lassen

Viele Organisatoren begeben sich zwar alleine auf die Suche und stellen ihre Gruppenreise ausschließlich selbst zusammen, doch es geht auch anders. Gruppenreiseveranstalter haben sich darauf spezialisiert, die individuellen Wünsche einer Gruppe zu realisieren und ein komplettes Angebot mit den gewünschten Leistungen zu erstellen.

Oft meinen Organisatoren, der Weg über Gruppenreiseveranstalter sei teurer als die Reise selbst zusammen zu stellen. Dies mag in manchen Fällen richtig sein, doch bei der überwiegenden Anzahl der Gruppenreisen ist dies nicht der Fall. Gruppenreiseveranstalter haben oftmals bessere Einkaufskonditionen oder bessere Kontakte in den gewünschten Zielorten. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Veranstalter die meisten Ziele und Veranstaltungen deutlich besser kennt als Organisatoren die nur von Zeit zu Zeit eine Reise zusammenstellen. So kann es also sein, dass durch die besseren Kontakte und Preise ein günstigeres Gesamtangebot vom Gruppenveranstalter offeriert wird.

Mit Profis verreisen

Entscheidet man sich dafür, einen Gruppenreiseveranstalter für die Planung der Reise ins Boot zu holen, so kann man auf geballte Erfahrung und einen auf den Kunden ausgerichteten Service vertrauen. Die großen Gruppenreiseveranstalter verfügen über ein breites Angebot und besitzen zudem regelrechte Spezialisten für einzelne Ziele und Reisegebiete. Für die Planung der Gruppenreise kommen auf diese Weise oftmals Dinge zu Tage, an die der selbstständige Organisator noch nicht gedacht hat.

Ein weiterer Vorteil ist die Frage nach dem Veranstalter. Wenn man ein pauschales Angebot für die Gruppenreise annimmt, so ist die Frage nach dem Veranstalter der Reise von Beginn an geklärt. Themen wie Insolvenzversicherung und Kundengeld-Absicherung werden damit auf den Gruppenreiseveranstalter übertragen.  Sofern bei der Reise dann etwas nicht so klappt wie besprochen, steht auch hier der Gruppenreiseveranstalter in der Verantwortung.

Angebote selbst ausarbeiten, oder ausarbeiten lassen - Fazit

Für kleine Gruppen bis 10 Personen und für Organisatoren die häufig Gruppenreisen planen und entsprechende Erfahrung mitbringen, kann es sich lohnen, selbst Angebote aus zu arbeiten. Diese Tätigkeit sollte dem Verantwortlichen jedoch wirklich Spaß machen, andernfalls sind der Frust und der Stress am Ende der Reise vielleicht ein zu hoher Preis.

Für alle anderen Gruppen empfiehlt es sich, auf einen spezailisierten Gruppenreiseveranstalter zurück zu greifen. Als Organisator der Gruppe muss man in diesem Fall lediglich die Kommunikation zwischen dem Anbieter und der Gruppe koordinieren und seine Gruppenmitglieder entsprechend steuern. Oftmals ist dies schon Aufganbe genug, daher ist es für unerfahrene Planer oder bei größeren Gruppen mehr als hilfreich, mit Spezialisten zu arbeiten. Schließlich soll die Reise gelingen und letztlich nicht Frust und schlechte Erfahrungen erzeugen.

Bildquelle: Thommy Weiss | PIXELIO