Vorbereitung einer Gruppenreise

Es klingt einfacht, kann aber schon der entscheidene Fehler bei der Planung einer Gruppenreise sein. Die Vorbereitung ist die Grundlage aller folgenden Planungsschritte für die Gruppenreise. Einige wichtige Fragen sollten zunächst in der Gruppe diskutiert und letztlich auch vor der eigentlichen Planung der Reise geklärt werden.

Das Ziel „Hauptsache weg“

Wohin soll die Reise gehen, bzw. was kommt denn überhaupt in Frage? Gibt es bereits konkrete Wünsche und Vorschläge oder lautet das Motto eher „Hauptsache weg“?

Je nach Größe der Gruppe sollte man hier gleich einige Prioritäten setzen. Oftmals existieren unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche innerhalb der Gruppe. Einige möchten weg fliegen, andere haben Flugangst. Zielland Deutschland ist langweilig und auf Mallorca war schon jeder fünf Mal. Musik und Tanz wären gut, oder doch eher einfach mal Wandern in den Bergen...

Zu klären ist also, was die Gruppe wünscht. Oft kristallisieren sich nach kurzer Diskussionsphase einige Favoriten für das Reiseziel heraus. Überlässt die Gruppe dem Organisator die Zielauswahl vollständig, ist es natürlich etwas einfacher oder ggf. auch schwerer sofern man keinerlei Idee hat. Einige Reiseziele werden hier bei Gruppenreport.de vorgestellt und dienen als Anregung und Tipps. Haben Sie also bei der Auswahl des Reiseziels  freie Hand, holen Sie erstmal ein paar Alternativen ein, die Sie den Teilnehmern bei der nächsten Möglichkeit vorstellen können. Auf einigen konkreten Vorschlägen kann man wesentlich besser aufbauen, als wenn man vor einer leeren Wand sitzt. Unter dem Menüpunkt "Reiseziele für Gruppen" kann gut nach Anregungen für eine Gruppenreise gesucht werden.

Beziehen Sie bei der weiteren Sammlung von Ideen und bei der Entscheidungsfindung alle mit ein und versuchen Sie, eine Lösung zu bekommen, mit der möglichst jeder einverstanden ist.

Kostengrenze definieren

Ebenfalls sehr wichtig für die weitere Planung ist es, das Budget der Gruppenreise bzw. die Kosten, die jeder Teilnehmer bereit ist aufzubringen, zu klären. Sofern man diese Infos nicht hat, ist es schwer für alle Beteiligten den Konsenz zu erraten. Einigen kann die Reise nicht günstig genug sein, andere legen Wert auf Qualität. Sofern die Gruppe über eine gemeinsame Kasse verfügt, aus der sich das maximale Budget ableitet, ist dieser Punkt ggf. zweitrangig. Dann sollte nur festgehalten werden, ob das gesamte Geld genutzt werden kann oder gar Zuzahlungen separat gemacht werden können.

Wichtig ist also zu wissen, mit welchem Geld geplant werden kann. Dies spart nicht zuletzt auch Zeit und Nerven bei der Suche nach den passenden Angeboten.

Wer will und wer kann mit?

Das Ziel ist klar und die Preisgrenzen auch? Dann geht es zum vielleicht schwierigsten Vorbereitungspunkt - WANN soll die Reise denn stattfinden. In der heutigen Zeit ist es oftmals nicht leicht, eine Gruppe terminlich unter einen Hut zu bekommen. Faustformel - je mehr Leute mit wollen, desto schwieriger ist es, einen geeigneten Termin zu finden. Hilfreich ist es, frühzeitig mit der Planung zu beginnen. Oftmals scheitern Ausflugsabsichten an den fehlenden Terminen der einzelnen Gruppenmitglieder. "Da ist Geburtstagsfeier", "da bekomme ich keinen Urlaub" oder ähnliche Aussagen sind die häufigsten "Probleme" einen Reisetermin zu finden.

Mindest- und Maximalteilnehmerzahl

Kommt die Gruppe zu einem Ergebnis, sind die ersten Hürden genommen. Jetzt ist der Rahmen für die Gruppenreise gesteckt. Das Wunschziel ist bekannt, die maximalen Kosten sind definiert und der Termin und die Dauer der Reise wurden festgelegt. Hieraus ergibt sich dann in der Regel auch die maximale Teilnehmerzahl der Gruppenreise. Wichtig ist nun, die Gruppe gedanklich zusammen zu halten und "Absprünge" zu vermeiden. Kurzfristige Absagen bringen die Gruppenreise ebenso aus dem Ruder wie Aussagen wie "ja, mal sehen, ob wir mitkommen können". Nur mit festen Zusagen kann eine fundierte Planung vorgenommen werden. Besonders wichtig ist die bei den Reiseangeboten.

Eine gute Organisation plant also mit einer Mindest- und Maximalteilnehmerzahl. Diese Faktoren sind für mehrere Leistungsbereiche wichtig. Hat das Hotel oder die Pension genügend Zimmer, um alle Teilnehmer unter zu bringen? Ist der Bus groß genug? Ändern sich die Kosten pro Person, wenn weniger Gruppenmitglieder mitkommen? Viele weitere Fragen kommen mit der Teilnehmerzahl zusammen.

Idealer Planungsstart

Im Idealfall liegen zum eigentlichen Planungsbeginn folgende Informationen vor:

  • Reiseziel: 2-3 alternative Reisezielwünsche
  • Kostengrenze: klare Vorgabe - die Reise darf max. x Euro pro Person kosten
  • Termin/Dauer: die Gruppe hat sich auf 2 mögliche Termine festlegen können
  • Teilnehmer: es sind mind. x und max. y Reiseteilnehmer